Sophia is nu een jaar manager van team Puur* Amsterdam. Leuk, maar daar komt een gewichtige taak bij: de wekelijkse teammeeting leiden. Wat is haar geheim om dit efficiënt en niet saai aan te pakken?
De vergaderchecklist van Sophia:
Het doel van de wekelijkse meetings:
Elkaars kwaliteiten vergroten, elkaar stimuleren en het teamgevoel versterken.
Ultieme do’s & don’ts voor een vergadering:
Do”s:
- Een sfeer creëren zonder hiërarchie en irritaties, waarin iedereen zich prettig voelt om input te leveren. zo voelt iedereen zich prettig genoeg om zaken te bespreken.
- Staand vergaderen bij weinig tijd. Iedereen blijft scherp en het gaat een stuk sneller!
- Eindig met een positieve boodschap. Zo gaat iedereen blij aan het werk en gaat vergaderen niet tegenstaan.
Don’ts
- Vergaderen om het vergaderen. Geen interessante punten? Geen meeting!
- Door elkaar heen praten
- Elkaar persoonlijk aanvallen
Een vast patroon:
Een vaste agenda geeft een fijne houvast voor iedereen. Ik start altijd met algemene punten en in het midden van de vergadering doen we het top/flop rondje. Dat is echt mijn ultieme tip! Zo staat iedereen gedwongen stil bij positieve punten en dingen die verbetering nodig hebben. Dit rondje gebruik ik ook om de meeting op te breken: zo blijft de bijeenkomst interactief en voellen alle collega”s zich gehoord. Vervolgens gaan we over op de weekplanning, actiepunten en deadlines. Tenslotte sluiten we af met de cijfers.
Hoe voorkom je dat de vergadering borrelpraat wordt?
Ik kap gesprekken af als ze niet relevant zijn en geef aan dat we het daar lekker bij de lunch over hebben.
Ik weet dat we moeten stoppen met vergaderen als…
iedereen onderuit gezakt aan tafel zit, door elkaar begint te praten en ik verlang naar een Excel bestand ordenen.
Een vergadering is voor mij een succes als…
we elkaar geïnspireerd hebben met nieuwe mogelijkheden en elkaar weer scherp hebben gehouden.
Op mijn wensenlijst:
Skydiven in combinatie met vergaderen! Dit is mijn idee erbij. Je gaat het vliegtuig in met de gedachte: misschien is dit mijn laatste kans om deze ideeën en verbeterpunten met mijn collega’s te delen. Dan de sprong, eventueel met doodsangst. En als iedereen met beide benen op de grond staat is iedereen vol inspiratie. Lijkt me lachen!
