Een succesvol evenement organiseren

Mag jij dit jaar een bedrijfsuitje of evenement organiseren? Een goed evenement maakt het leven dragelijker en leuker. Maar je wilt toch niet iets dat alleen voor nú leuk is? Wij geloven in beleven, genieten en… onthouden. Niet voor even maar voor minstens dertig jaar. Maar hoe maak je jouw bedrijfsuitje tot een succes? Lees hier alle stappenplannen en tips om een succesvol evenement te organiseren met Team Puur*.

Leestijd: 5 minuten

Tips voor het organiseren van een speciaal evenement

Allereerst zijn hier vijf korte tips van team Puur* om een evenement speciaal te maken.

1. Kies streng en goed
Doe geen water bij de wijn. Wat hoop je? Welk effect wil je? Laat je niet meeslepen door geharrewar en angst. Houd dat eerste gevoel vast en laat niet los. Waarom makkelijk als het moeilijk kan? Dus toch die rare industriële locatie zonder licht en water of die cateraar die durft. Dat maak het verschil met alle standaard meuk, zo wordt een evenement speciaal.

2. Zorg voor voorpret
De spanning vooraf maakt de event explosie extra mooi. Hoe? Dat kan met van alles! Een inspiratie site bomvol sociale media van de deelnemers, een usb op de deurmat met mooie songs of slides, een ouderwetse uitnodiging met de hand geschreven of een ‘op zoek naar de borrel’-speurtocht. Elk event kent een prikkelmoment of tool.

3. Klopt de opbouw?
Een event is als het leven zelf. Een knalstart, een middenstuk vol nut en vermaak en een knallend einde. Koester de energie van de deelnemers en wil niet álles. Elk event heeft haar eigen verloop afhankelijk van de weekdag, gasten, tijdschema en doel. Zorg voor balans en genoeg te kauwen (hapjes en info). Soms is het zo simpel.

4. Loslaten en strak houden
Doe je het zelf of heb je het uit handen gegeven aan het beste evenementenbureau van Nederland? (wij dus). Beide wegen eisen dezelfde aanpak; een event groeit vanzelf met de juiste basis. Kloppen alle voorbereidingen? Staat alles op scherp? … dan durven loslaten! Met hier en daar een corrigerende tik natuurlijk.

5. Niet voor niets
The party is over, maar nog niet voorbij! Dit is pas het begin. Een goed evenement zorgt voor nieuwe energie en voor verbindingen tussen teamleden en klanten. Houd dat vast! Hoe? Door ankermomenten in te bouwen en die later te gebruiken. Herleef het succes door te zorgen dat deelnemers iets meekrijgen  waardoor ze de dag zullen herinneren. Of met een vervolgevenement… En dan beginnen we gewoon weer bij tip één!

Stappenplan

Maar hoe kun je nu met behulp van deze informatie dan precies dat successvolle bedrijfsuitje of evenement organiseren? Wij leggen je uit wat er nu moet gebeuren aan de hand van ons stappenplan.

1. Uitnodiging
Een uitje of evenement organiseren begint bij de uitnodiging. De uitnodiging brengt rust, inzicht en voorpret. Wat zet je er allemaal in? Ben jij iemand die de dag een verassing wil laten zijn? Om eerlijk te zijn is een uitje nóg leuker als je weet wat je gaat doen… kleding klopt, je gasten verheugen zich en weten ook wanneer ze het actief wordt én wanneer de bitterbal eindelijk komt!

2. Vervoer
Een relaxte reis maakt je uitje al top. Hoe kom je de stad in? Pure topsport vandaag de dag. Wist je dat je live kunnen zien hoeveel plekken er bij de Park en Ride nog over zijn? Wij zijn fan van de Noord-Zuid lijn. Je zoeft zo de stad in en uit. Echt heerlijk is natuurlijk fietsen… start je gewoon je bedrijfsuitje nét buiten het centrum en fiets je samen de stad in! Voor inspiratie: fietstochten in Amsterdam met gids

3. Rustige start
Klaar voor de start. Gelijk rennen vliegen? Welnee. Zorg voor een fijne plek om elkaar te ontmoeten. Praatje, taartje, koffie. Je hebt namelijk altijd mensen die later komen. Dan wil je niet op een tochtig hoekje staan te wachten op de rest. Wat past bij jouw gasten? Lekker in een gezellig café of flaneren met een cocktail? Kies de juiste plek. Dit maakt echt het verschil. Wat dacht je van een meetingplek voor jezelf met dakterras en uitzicht op Amsterdam? Dat is echt wauw.

4. Verbinding
En…actie! Wat ga je doen dit uitje? Uiteindelijk gaat het niet om wát je doet maar wát het met je mensen doet! Samen iets beleven blijft hangen in het hoofd. Uiteindelijk herinner je niet meer het zoveelste koffieleut gesprek samen maar juist die superdag samen waarop je verwend werd en samen een avontuur beleefde. Welk avontuur? Ook dat maakt niet uit. Als het maar kwaliteit is en iedereen laat samensmelten. Kies je voor een een coole smartphone game in Amsterdam? Een quiz? Of een culinaire wandeling? Nom, nom, nom. Liever een bedrijfsfeest organiseren? Via Puur* Amsterdam heb je het hele plaatje in een keer compleet en ontvang je slechts één factuur. Zo kan je een DJ huren, een passende locatie voor jouw gezelschap en een compleet op maat gemaakt programma. Allemaal overzichtelijk en met behulp van onze specialisten. Kijk snel verder!

5. Nazorg
The afterglow. Het is over, voorbij. Jammer. Maar hoe hou je dat goede gevoel vast? Het is net als vakantie…het gevoel vervliegt zo snel. Maak het onvergetelijk voor je gasten. Hoe dan? In elk geval heb je de foto’s nog. Nee die heb je niet zelf gemaakt. Dat regel je gewoon of je uitje was een fotoworkshop in Amsterdam. Dan heb je gelijk allemaal hele goede fotografen in je team. Ook heel leuk is een goede kookworkshop samen en dan stuur je daarna alle recepten toe. Elke keer als je gasten thuis kokkerellen dan denken ze weer terug aan die mooie dag samen. Dat is tof! Of je doet gewoon allebei en stuurt een boek vol foto’s en recepten. Wedden dat dit extra onvergetelijk is?

Je uitje moet gewoon héél héél goed zijn. Foutloos, gezellig en geweldig. Inspiratie en advies nodig? Dan heb je ons nodig. Puur* Amsterdam is er voor jou. Amsterdam experts met hart en gevoel.  Bel of mail en we sturen je een vrijblijvende offerte met een strak draaiboek. Zomaar? Ja, want je gaat het geweldig vinden.

Je eigen Bedrijfsuitje organiseren

Je eigen bedrijfsuitje organiseren is leuk… maar ook spannend. Lees deze tien gouden tips en alles komt goed. Stap voor stap kom je tot het meest leuke, spannende, onvergetelijke bedrijfsuitje ooit. Voorpret start vanaf nu! Hoe pak je het aan?

1. Wat is het doel?
Elk bedrijfsuitje is anders, elk team is anders. Daarom begin je eerst met de vraag: ”Wat is mijn doel?” Gaat het om knoppen doorhakken, dingen (aan)leren, klanten aan je binden of gewoon puur plezier en verwennen? Teambuilding, een vergadering met daarna ontspanning of juist een workshop waarbij men elkaar écht leert kennen…. door en door. Wat maakt het voor jou en je bedrijf een succes?

2. Wat is mijn budget?
Money, money, money…Dit is wel een heel rauw begin. Maar essentieel voor het plezier van het organiseren. Kies het uitje dat binnen je budget past.  Klinkt logisch, maar vaak valt een offerte tegen en kies je de tweede keus. En dat wil je toch niet? Bereken het totale budget. Het maximale totaalbedrag. Hou rekening met de volgende onderdelen:

• Vervoer en parkeerkosten (eigen vervoer?)
• Consumptiepatroon van je team (afkoop drankjes is vaak beter)
• Vergaderen vooraf? Denk aan techniek en catering

3. Plan de juiste dag
Duidelijk toch? Ruim op tijd de juiste datum prikken. Hou hierbij rekening met:

• Feestdagen en vakanties
• Zwangeren in het team
• Andere evenementen (voetbalwedstrijden/ plaatselijke feestweek)
• Afspraken op het werk (trainingsdagen, congressen)
• Part-timers

Geen water bij de wijn! De datum staat nu vast en de rest plant hier gewoon omheen.

4. Kort of lang uitje?
Heeft niets te maken met budget. Wat had je in gedachten? Eerst werken/vergaderen/workshop en dan de haren los? Feesten tot ver na zonsondergang? Iedereen op tijd weer thuis? Of juist samen ontbijten en daarna op weg? Alles kan, alles is mogelijk. Hou wel rekening met je team en de concentratieboog. Eerst actief/intensief-daarna een verwenmoment (lunch/high tea/diner/borrel) en misschien daarna weer op volle kracht verder. Het is een uitje… het grote genieten dus.

5. Wie gaat mee?
Heeft helemaal te maken met je beginvraag “Wat is je doel?” Dan is het gelijk scherper. Is het doel een beter contact met klanten, je eigen team of met elkaar? Wil je het team slimmer en beter maken? Of organiseer je een ‘beloningsuitje? Bedenk ook; wie past er op de zaak? Stagiaires wel/niet mee.

6. De uitnodiging
Kan deel van de voorpret zijn. Staat de tijd, startlocatie en datum er juist op? Een spannende mail, ouderwets op papier of aankondigen via intranet. Een geheim programma of verheugen? Is het nodig om kledingadvies te geven (lage hakken, paraplu mee). Geef iedereen maximaal een week om te laten weten of ze aanwezig zijn. En vraag ze ook dit per mail te bevestigen. Wel zo duidelijk en geen misverstanden later. Noem gelijk een thema of motto. Kan bijdragen tot het bereiken van het doel.

7. Keuzes, keuzes, keuzes. Welk bedrijfsuitje kies je?
Dit is denk ik wel de leukste stap van allemaal. Tijd om het programma te passen en meten. Vraag jezelf af:

• Wat heeft men al gedaan?
• Wat was een succes?
• Comfort of juist wakker schudden?
• Competitie of samensmelten?
• Pure luxe of juist maatschappelijk verantwoord aanpakken voor een goed doel?

TIP! Maak het jezelf niet moeilijk en focus. Vergeet niet rust en verwenmomenten in te bouwen. Lol maken is moeilijk op een lege maag. Juist gesprekken onderweg zorgen voor samenhang daarna op het werk. En klanten zijn kneedbaarder onderweg. Organisatiebureau Puur* Amsterdam is hierbij natuurlijk je licht in het duister… uitjes organiseren is een ambacht. En daar zijn we goed in. Vraag dus raak. We inspireren en adviseren graag. Bijna alles staat online. Kijk bij alle losse activiteiten en arrangementen op onze site. Maar veel dingen hangen ook in ons hoofd. Beetje bijslijpen, wat schuiven. Wij maken het programma graag perfect. Dat is voor ons de kick en voldoening.

8. Het grote loslaten
Het is bijna zover. De dag is bijna daar.  De dag voor het uitje nog een mail sturen met:

• De laatste aanwijzingen
• Plek, routekaart
• Programma (of is het geheim?)

Maak een lijst met aanwezigen en zet contactnummers in je mobiel. En laat dan los…. Puur* is het beste en leukste evenementenbureau van Nederland. Gewoon goed gekozen. Vanaf nu genieten dus.

9. De dag
Voordat je vertrekt, Check of je alles bij hebt.

• Presentaties/ gegevens op usb?
• Genoeg parkeer-chipgeld. Tank vol?
• Foto/film toestel, geheugenkaart leeg, batterij vol?
• Genieten en gaan!

10. De afterparty
Ok…het geld is over de balk gegooid. Blije gezichten, mooie dag. Hou dat gevoel vast! We blijven het zeggen want het is zo belangrijk: zorg voor herinneringen aan jullie geslaagde dag.

• Zijn de foto’s / filmpjes goed gelukt? Laat iemand er een mooie clip of online album van maken.
• Stuur klanten nog een kaart of mail met foto van de dag samen.
• Die dag een wandeling, workshop of teambuildingactiviteit meegemaakt? Stuur de tips nu gelijk. Zo kan men met een goed gevoel aan de dag terugdenken. De tips houden vergeten tegen. En dan is al die moeite en het geld niet voor niets geweest.

Nog vragen? Bel: 020-6260016. We helpen je graag op weg.

Puur* Amsterdam zorgt voor een goede start met de leukste proeverijen, wandelingen, boottochten, vergaderlocaties, fietstochten, gidsen en workshops. Aansluitend een themafeest organiseren of walking dinner.. nóg leuker!